¿Qué es un texto administrativo?
Se definen como textos administrativos todos aquellos documentos mediante los cuales se comunican los ciudadanos y la Administración. Son textos que se caracterizan fundamentalmente por el formalismo con el que se elaboran, de manera que los lectores o destinatarios puedan no solo identificarlos con facilidad, sino también comprender la información que se les presenta.
Este tipo de textos son considerados textos con mensajes unidireccionales, es decir, producidos por un emisor en el que no se espera la respuesta de un receptor. En otras palabras, un texto administrativo no abre el espacio para el diálogo sino que se limita a una comunicación en una sola dirección, emitida con frecuencia por una autoridad en específica, aunque puede también darse el caso de que sea escrita por el ciudadano.
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¿Cuáles son las características de un texto administrativo?
Para identificar y distinguir los textos administrativos entre los demás tipos de texto no literarios, es necesario echar un vistazo a las características más importantes de esta categoría y sobre las cuales se desarrollan. Veamos los rasgos más importantes a continuación:
Carácter del texto
Una de las principales características del texto administrativo está relacionada con la intención comunicativa que tiene este tipo de texto a partir de un objetivo que está construido sobre un carácter normativo y también regulador, razón por la que suele ser emitido por una autoridad en particular frente a un grupo de personas, aunque puede dirigirse también a un individuo o grupo reducido.
Emisor y el dominio
Un aspecto fundamental de este tipo de textos está relacionado con la posición que ocupa el emisor, dado que a menudo ocupa un espacio de dominio, mientras que el receptor adopta una posición de alguna manera, subordinada. En este caso, el emisor posee una identificación y presencia concreta, mientras que el receptor puede ser genérico e incluso organizado hacia un público amplio.
Uso del lenguaje
El texto administrativo ocupa un lenguaje especializado. Sin embargo, es importante tener en cuenta que aunque precise de un lenguaje formal, este no implica que sus receptores sean expertos para la comprensión de la información, aún teniendo este elemento poco accesible. Así, el lenguaje que usa es poco natural y tiene cercanía al conservadurismo con un tinte de formalismo importante, además de un léxico recargado.
Variedad de temas
Otro aspecto importante del texto administrativo está ligado a la variedad de temas que es posible desarrollar con este formato de texto, además de que es posible dirigirlo a una gran diversidad de textos relacionados con los que puede combinarse.
Tipos de textos administrativos
Un rasgo relevante de este tipo de textos, como mencionamos, es que cuentan con una gran variedad de formatos sobre los cuales se pueden desarrollar, es por ello que entre los más importantes encontramos algunos modelos y aspectos con los que también es posible que comparta con otros textos no literarios. Entre ellos están:
Dentro de los ejemplos más concretos dentro de este tipo de textos, encontramos las actas las cuales acreditan circunstancias o acuerdos concretos, los informes en los que la persona encargada desarrolla un texto detallado de un proceso, los certificados a través de los cuales se da constancia de un suceso en específico, las propuestas motivadas de resolución que recogen la propuesta, la carta comercial que se envía entre empresas y particulares, la notificación que garantiza la recepción del destinatario, el curriculum vitae en el que se resume la información personal, académica y laboral de una persona, entre otros.
Estructura del texto administrativo
Ahora bien, en cuanto a la estructura de este tipo de documentos, es necesario considerar que de hecho es uno de los problemas que más se encuentran a la hora de elaborar este tipo de textos, dado que esta puede depender de la intención o la información en concreto que se va a incluir.
Sin embargo, podemos identificar una serie de aspectos que componen este tipo de textos y que le permiten al autor o redactor, poder estructurar el documento de acuerdo a su función principal:
Identificación
Se refiere a la información con respecto a quién es el emisor del documento. Es decir, en esta parte se debe identificar la autoridad que está enviando el documento administrativo a sus destinatarios.
Justificación
Posteriormente, el texto debe incluir la motivación o bien la justificación por la cual se está realizando el envío de la información o mensaje. Los aspectos que se hicieron necesaria la comunicación mediante el texto.
Resolución
Esta parte contiene toda la sección dispositiva en la que se plantea la resolución de la situación, problema o requerimiento por parte de la autoridad que emite. A esta sección es posible añadir más información complementaria, recomendaciones, aclaraciones, entre otros datos, aunque se recomienda que vaya en párrafos distintos.
Elementos para escribir un texto administrativo
Estos son los elementos indispensables que se deben tener en cuenta a la hora de escribir un texto administrativo. Es importante tener en cuenta que de acuerdo al campo en el que se requiera, la estructura del documento puede variar, veamos:
Datos necesarios
Lo primero es reunir todos los elementos en cuanto a datos que se necesitan a la hora de elaborar este tipo de texto. En este sentido, es necesario tener todos los recursos que hacen parte de la identidad corporativa, como lo son las fuentes, cuerpo y tamaño de la letra, los símbolos, los colores que se sujetan a esta identidad, entre otros aspectos.
Sobre los datos del destinatario o ciudadano, se recomienda usar solo los más necesarios para la diligencia. No se debe hacer ninguna solicitud de información previamente conocida.
Organización de párrafos
Es muy importante que la disposición de los párrafos se realice de acuerdo al seguimiento de la información que se esté presentando. En este caso se recomienda el uso de párrafos concretos, preferiblemente cortos en los que predomine el lenguaje directo y que sea lo más comprensible posible, pues es un documento que será revisado por varias personas, en la mayoría de los casos. Un lenguaje sencillo y que vaya al tema en concreto es lo ideal en este tipo de textos.
Uso de título
Este es un elemento que se suele considerar especialmente en textos que están dirigidos a un destinatario individual. El uso del título es un recurso que facilita al lector la contextualización y posterior comprensión del mensaje que se transmite en el documento, de esta manera, identifica de qué se trata el contenido. Entre estos títulos encontramos: diligencia, notificación, nota, aviso, entre otros.
Copias para los destinatarios
Si es un documento administrativo que será dirigido a varios ciudadanos, se recomienda que se impriman varias copias, de manera que cada uno de ellos pueda disponer de la información o mensaje y consultarlo si lo requiere.
Limitación de las fórmulas de cortesía
Se recomienda que en la escritura de este tipo de textos se limiten lo máximo posible las fórmulas de cortesía. Estas fórmulas implican la presencia de despedidas o saludos extensos que no tienen lugar dentro de este tipo de textos, pues lo realmente importante está en el contenido de la información concreta y central.
Para conocer más acerca de otros tipos de texto no literarios, o bien otras manifestaciones de texto y del campo literario, te invitamos a seguir navegando por nuestra sección dedicada a este tipo de arte, donde podrás encontrar mucha más información para seguir aprendiendo.